5 Tipps für erfolgreiche Briefe

Im Geschäftsbrief wie auch im persönlichen Brief sind eine klare Textstruktur, präziser Ausdruck und die Berücksichtigung der Interessen des Gegenüber die Grundlage, um Ihrem Anliegen Gehör zu verschaffen. Aber wie schreibt man einen Bief, der dem Adressaten positiv auffällt und zu einer schnellen Reaktion führt? Im Folgenden haben wir Ihnen einige Tipps und Anmerkungen zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen.

1. Zuständigkeit

In der Korrespondenz mit Behörden und größeren Unternehmen ist es wichtig die zuständige Stelle, besser den Zuständigen für Ihr Anliegen zu kennen, notfalls durch vorangehende Telefonate. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihr Schreiben gezielt zugestellt wird und Ihr Anliegen zeitnah bearbeitet wird. Andernfalls müssen Sie sich unnötig auf eine funktionierende Zustellung innerhalb der Behörde oder des Unternehmens verlassen, dass auf jedenfall zu Verzögerungen führt.

Dementsprechend sollte die Anrede auch persönlich erfolgen, gefolgt durch ein Komma:

Sehr geehrte/r Frau/Herr …,
Sehr geehrte/r Frau/Herr Prof. Dr. ...

Die neutrale Anrede lautet falls erforderlich:

Sehr geehrte Damen und Herren,

2. Inhalt

Um eine Reaktion beim Adressaten zu . Er muss Ihr Problem verstehen und wissen warum, er der

Bevor Sie anfangen zu Schreiben, skizzieren Sie den Inhalt in groben Stichpunkten und bringen Sie diese in eine logische Reihenfolge. Hier gibt es kein Patentrezept, da es abhängig vom konkreten Sachverhalt ist. Grundsätzlich können die Stichpunkte wie folgt skizzieren:

  1. Problembeschreibung / -ursache
  2. Auswirkung
  3. Bereits erfolgte Lösungsversuche
  4. Lösungsvorschlag(e)
Hier an zwei konkreten Beispielen Laermbelaestigung durch einen Nachbarn:
  • Problembeschreibung: Nachbar stoert Nachruhe
  • Auswirkung: Hier implizit klar
  • Bereits erfolgte Lösungsversuche: Nachbar mehrmals daraufhin gewiesen
  • Loesungsversuche: Vermieter soll seine Möglichkeiten nutzen.
Finanzielle Engpaesse:
  • Problembeschreibung: Offene Rechnung, aber Zahlungsunfähig
  • Auswirkung: Rechnung kann aktuell nicht beglichen werden
  • Bereits erfolgte Loesungsversuche: Andere Einparmöglichkeiten nicht gegeben
  • Loesungsversuche: Ratenzahlung.
Welche Loesungen sind fuer den Adressaten einfach und unaufwendig umzusetzen. Andernfalls koennen Sie die Loesungen auch offenlassen, dass schraenkt Ihren gegenueber nicht ein der womoeglich noch anderen Spielraum sieht. Dies können Sie auch anschließend tun, doch meist fällt es schwerer nachträglich

Drohungen

Seien Sie sachlich und höflich, so kann der Empfänger Ihre Gedanken nachvollziehen und ist nicht voreingenommen. Die Anredepronomen (Sie, Ihnen) werden großgeschrieben. Falls Sie Hilfe bei der Formulierung benötigen, stellen wir Ihnen eine Vielzahl von Briefvorlagen und Musterschreiben zur Verfügung.

Drohungen

Androhung von Konsequenzen

Anrede

Wenn Sie den Empfänger des Briefes nicht kennen, verwenden Sie die Anrede Sehr geehrte Damen und Herren, andernfalls sprechen Sie ihn mit Namen Sehr geehrte/r Frau …/Herr …, und ggf. Titel Sehr geehrter Herr Prof. Dr. ... an.

Grußformel und Unterschrift

Unter das Schreiben gehört noch eine Grußformel. Bei Geschäftsbriefen in der Regel: Mit freundlichen Grüßen oder Freundliche Grüße.

Zu guter Letzt, vergessen Sie das Datum und Ihre Unterschrift unter dem Brief nicht. Insbesondere bei Vertragsabschlüssen oder Kündigungen ist es unerlässlich, handschriftlich zu unterschreiben, damit das Schreiben gültig ist.